“智慧醫院”建設思路下的檔案管理探討

2021-10-12 22:39王鋒
管理學家 2021年18期
關鍵詞:信息化建設檔案管理

王鋒

[摘 要] 隨著計算機網絡信息技術的不斷發展和進步,計算機技術、網絡通信技術、大數據技術等新興技術不斷涌現,這些技術的出現和運用正在改善人們的工作、生活方式。計算機技術在工業生產中提高了工作效率并節約了生產成本;網絡信息技術在日常生活中拉近了人與人之間溝通的距離;大數據技術在企業發展中改變了傳統管理和交易方式,為企業帶來了更大的經濟效益。隨著智慧醫療的不斷發展,國家也提出了建設“智慧醫院”,指明了醫院在信息化時代中的發展方向。當前,醫院一線部門等都融入了計算機科學技術。為了提升整體的服務水平,醫院檔案管理也同樣需要加入計算機科學技術,提高醫院內的檔案電子信息化,提升檔案管理能力。

[關鍵詞] “智慧醫院”;檔案管理;信息化建設

中圖分類號:G271? ? ? ? ? ?文獻標識碼:A? ? ? ? ? ?文章編號:1674-1722(2021)18-0073-03

近些年來,國家不斷推進醫療方面的改革,“智慧醫院”概念的提出,是為了將互聯網技術、智能計算機技術和人工智能技術等融入醫療服務中。“智慧醫院”對于醫院的整體服務水平提高具有積極作用。國家也非常重視醫療行業的改革,通過政策扶持建設“智慧醫院”項目,將醫院內的各個部門和設施進行電子化[1]。如今,醫院的計算機及網絡使用頻率不斷提升,檔案管理通過傳統的紙質檔案逐步轉變為數據的信息電子化,一方面可以提高檔案管理的質量,另一方面可以提升醫院整體工作效率。計算機網絡信息技術的廣泛應用,使得醫院需要重視檔案數字的化管理,以保證醫院在數字化時代下的高效順暢發展。

一、“智慧醫院”建設思路下的檔案管理現狀

“智慧醫院”是醫院的信息化建設,是基于移動終端設備的在線醫院,是醫院數字化的體現。“智慧醫院”對于醫生而言是可以隨時隨地獲取患者的就診信息,提高醫生的工作效率,提高對患者的管理質量;對于患者而言,能夠更便捷地進行掛號、支付、預約等,節省了患者時間;對于醫院而言,能夠為患者提供更好的服務,提高患者的就醫滿意度[2]。

在醫院的行政管理中,各個醫院都在推進管理的科學和規范化,檔案的信息化是電子公文、行政文書等內容有效區別于其他電子文檔,同時可以避免繼續采用紙質文件進行驗證的煩瑣,提高電子檔案作為獨立的存在的行政作用和價值。傳統的資料審批和單據都是通過紙質材料進行處理,耗費的時間較多,且效率較低。現代計算機技術、網絡通信技術等將辦公網絡連接在一起,大大提升了辦公效率[3]。

(一)文件采集

傳統的文件采集工作是固定時間,集中批量地進行收集和整理,通過“智慧醫院”的建設,可以依靠云系統進行數據的采集,并且能夠做到實時采集、存儲、歸檔。這種自動采集方式提高了數據收集的效率和實效性。

(二)文件歸檔

檔案文件的歸檔工作是將數據進行摘取、輸入數據庫等操作,檔案管理部門需要對各個歸檔部門的使用權限進行設置,管理員需要根據不同部門的職能作用,設置不同的歸檔權限,同時需要將用戶的使用及需求進行分類,控制用戶權限。當用戶需要訪問數據時,可通過身份驗證完成數據的輸入和訪問。

(三)文件利用

檔案信息的電子化目的是集中信息資源,提高使用效率和準確性。檔案信息資源多種多樣,其數據內容需通過技術打通,依據使用者的需求進行數據整理,最大化地為使用者所用。同時檔案管理部門需要根據用戶的反饋信息,提供更加高效的交互方式,以滿足用戶及管理者的使用需求,將檔案管理信息數據與大數據、云數據等技術進行融合,通過計算機網絡管理技術實現檔案信息的高效利用和信息資源的最大化利用。

二、“智慧醫院”建設思路下檔案管理存在的問題

“智慧醫院”正在不斷推進發展,人們在就醫時會通過移動終端與醫院進行交互,交互過程中將會產生患者的個人信息數據,如病例信息、就診記錄、檢查信息等內容,醫生給出的指導意見、檢查建議、用藥方法等信息,以及醫院行政工作中產生的大量檔案信息。以上產生的信息和數據量,都會影響醫院運行的整體效率。

隨著計算機技術和信息通信技術應用于醫院工作中,醫院的檔案管理也進入了信息化進程。在這個過程中出現了不斷增長的信息數據量,主要形式為文字文檔、電子表格、圖像、視頻等。與傳統的檔案資料相比,電子檔案資料形式更多、數據量更大,容易產生更多的檔案管理問題。

(一)檔案采集中的問題

傳統的檔案管理采集中,需要以紙張作為載體。檔案信息包含個人信息等,存放檔案需要一定的空間區域,即購買存放柜、箱等進行存儲,而且存儲環境對于紙張的保存有一定的影響,并且要注意防蟲、水、火的破壞,需要耗費大量的人力和物力。檔案文件搬運過程會消耗大量人力,同時搬運過程中容易出現丟失等問題[4]。

檔案的電子信息化確實提高了數據存儲的準確性,節省了很多的存儲空間,以及人力和物力,但由于電子檔案信息包含個人信息,在采集過程中就涉及了個人信息的泄露問題,這也是醫院檔案信息資料不斷增多而導致的重點問題。

(二)檔案分類中的問題

由于整理紙質信息需要人員進行篩選、收集等。檔案內容可能受到人為因素影響,會出現信息采集不全的問題。并且在分類的過程中容易發生看錯分類內容,這就對后續使用帶來了一定問題。

隨著“智慧醫院”的不斷發展,醫院的檔案信息大多都是以數據和電子信息進行保存,相比于傳統的檔案管理,電子文件中同樣有信息無效性的問題,很多信息都是沒有意義的數據,檔案信息基數不斷增多,信息中的無效信息也相對增多,在檢索數據信息時,就會出現檢索反應較慢,甚至無法響應的問題。

(三)檔案管理中的問題

信息數據時代下,我們對于檔案的需求也更加不同,檔案的管理是為了能夠使用,通過各種計算機技術等對檔案信息數據進行再次開發利用,能夠給個人用戶提供更有價值的信息,隨著數據的不斷增多,檔案中的非結構化數據不斷增多,也為數據資源的管理帶來了問題。例如,大量數據內,如何選擇出有聯系的信息,如何處理非結構化信息,進而能夠減低工作人員的工作量。

(四)管理人員素質問題

傳統醫院檔案管理工作需要大量人力和物力,隨著“智慧醫院”的推行和建設,檔案管理工作不斷地電子化,通過計算機方式進行數據的收集、整理等工作內容,檔案管理工作仍然需要人員進行管理,與傳統維護形式不同,需要管理人員對于數據安全、環境安全等內容有一定的重視,檔案信息的電子化同樣會出現數據安全問題。對于檔案信息中包含很多個人資料信息,管理人員的監守自盜情況也是一個重要問題,避免數據被管理人員竊取、交易等問題。

三、“智慧醫院”建設思路下檔案管理的措施

醫院的檔案已經從手工文檔轉變為電子文檔,醫院的電子辦公流程已經得到了普及,但是各個科室和業務部門沒有檔案收集、保管、處理的統一標準,協調性還有待提高。檔案管理的信息化,通過對檔案的獲取、協調信息、共享和整理,例如,統一的電子文件業務流程,如圖1所示,與此同時需要加強各個科室及工作人員之間的交流和協作,提升醫院整體效率。

(一)提高采集效率

“智慧醫院”的建設目標是為了能夠將醫院的工作內容實現在線化處理,提高患者與醫院的互動效率,進一步提高醫院的服務質量。“智慧醫院”背景下的檔案管理是一個系統工作,需要長期的監督和管理,相比于傳統檔案管理方式,新的電子檔案管理形式,必然需要各個部門的協調。為了能夠高效的進行信息數據采集,首先,提高對檔案管理工作重視程度,通過制定相關管理政策進行約束,制定相關規章制度,并且檔案管理部門需要對各個部門執行情況進行監督,逐步實現制度化和標準化;其次,建立檔案管理監督小組,定期對檔案各部門檔案采集工作進行檢查和監督,發現問題及時進行改善,在必要情況下可以將檔案管理與績效評定等進行掛鉤,提升檔案管理工作的重視,進而提高工作效率;再次,通過不斷地技術更新的方式,包括提升硬件、更新軟件系統等,提高設備方面的效率提升;最后,組建檔案管理系統技術組,相關專門維護硬件及軟甲設備的專業人員,進行定期和系統的維護。

圖1 醫院電子文件業務流程圖

(二)完善檔案分類框架

大數據技術不斷與各個行業進行融合,相關統計數據表明,在醫療行業內,尤其是在檔案管理工作結合并不全面,檔案管理方面數據缺失,缺少系統分析。但是數據分析和分類對于檔案管理工作非常重要,“智慧醫院”建立檔案分析和分類機制是一種理順管理工作的重要環節。

檔案分類步驟是對信息數據的采集、歸檔、數據存儲和分類等。醫院檔案分類主要有對內和對外兩大類,其中對外包括人事、技術、上級、表格、行政通知、黨務、共青團、工會和治安保衛消防等,對內包括,業務、內部人事、行政內部、醫藥、技術、培訓、設備、環境保護和影像等。

通過對檔案的分類不同,采取不同的管理和共享方式。例如,電子病歷在“智慧醫院”中起到的作用,部分醫院已經開始使用電子病歷,在病歷的使用中,不同使用人群擁有不同權限,醫院內部局域網絡內進行共享,醫生可以共同查看病歷結果,制定治療方案;檔案管理者也可以通過VPN+防火墻的形式進行檔案管理和查看;患者可以通過自己的唯一身份進行驗證,查看和管理自己的檔案, 從而提升檔案管理工作的效率。

(三)提升檔案管理水平

個人用戶在通過“智慧醫院”平臺進行信息存儲和使用過程中,需求不斷提高,不僅僅要使用數據和文件內容,更想要獲得數據和文件后面包含的內容,檔案提供的內容應該提供更多相關信息內容,展示更多的有關檔案中內容的擴展信息,在大量數據中找到有用的信息提供給個人用戶,如果采用傳統的檔案管理和提取工作,明顯不能滿足人們的需求。

檔案信息的管理工作中重要的一環就是安全問題,一方面是數據的物理安全,另一方面是數據的內容邏輯安全。檔案信息的安全,必須嚴格把控風險來源。首先,在大數據技術環境中,需要保證檔案信息的可識別和處理性;其次,需要將醫院的舊檔案管理系統遷移到新的醫院管理系統中,控制好檔案信息過渡過程中的準確性等;最后,需要通過不同的權限等級和加密方式進行管理,例如,檔案信息中的所有數據都是存儲在數據庫中,用戶需要使用數據庫中的數據,應用程式與數據庫進行連接,需要進行身份的認證,每個用戶都有不同的賬戶和密碼,只有通過自己特定的賬戶和密碼才能通過安全認證,訪問數據庫內容,沒有通過安全認證的用戶,無法訪問數據庫內容,以保證數據安全。個人信息數據都存在于數據檔案中,數據檔案的存儲安全非常重要,如果數據內容等被其他人竊取,就會危及個人或公共利益,通過數字簽名、檔案信息加密等方式,保證信息的傳輸、使用過程中的安全。所以,在進行檔案數據管理的收集和整理的同時,更加需要注重檔案管理的安全問題,需要為檔案管理設定安全路徑,以免數據被盜取利用。

(四)組建專業的人才管理隊伍

隨著“智慧醫院”的檔案管理的數字化,檔案資源與醫院的醫療、科研等業務內容聯系緊密。檔案管理也作為醫院中一項重要工作內容,醫院的檔案管理人員是檔案管理工作的主體,全面執行檔案管理工作,管理人員起著監督、決策等重要作用。因此,首先需要管理人員認識到檔案管理工作的重要性,認識到檔案內容對于社會和經濟能夠帶來的巨大利益,提升管理人員的基礎技術能力、專業能力,提高管理人員素質,主動參與檔案管理工作,提升管理人員的責任心。

加強對檔案管理人員的培訓,隨著檔案管理的電子化,需要具有計算機方面技術和檔案管理能力,工作方式的轉變,同時傳統檔案管理人員的整體專業能力不足的情況,就需要對于檔案管理人員進行培訓和提升。因此,培訓檔案管理人員時,一方面培養他們專業素養和檔案管理知識,另一方面需要培訓他們的計算機技術,提高多方面能力和素養,才能加快檔案管理電子化的腳步。

四、結語

隨著社會的不斷放發展進步,“智慧醫院”的建設不斷推進,全國醫院都需要進行改革進步,與此同時傳統的檔案管理方法不能再滿足“智慧醫院”的運營,檔案管理的電子化勢在必行,本文主要通過對當前“智慧醫院”中檔案管理發展情況,并以當前存在的問題為切入點,提出了解決問題的具體內容,希望可以為“智慧醫院”建設下的檔案管理工作提供部分參考內容,為“智慧醫院”建設貢獻力量。

參考文獻:

[1]殷小龍.基于“智慧醫院”的電子文件管理模式探析[J].辦公室業務,2020(23):120-121.

[2]歐陽文兵.檔案信息化建設對醫院智慧管理的作用與價值[J].中小企業管理與科技(中旬刊),2020(07):14-15.

[3]黃增東.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務,2019(09):60-61.

[4]馬忱,蘇楊.大數據時代智慧醫療管理背景下醫院檔案管理的意義探討[J].醫學信息,2018,31(A02):12-13.

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