大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

2017-11-28 14:17張必金
卷宗 2017年31期
關鍵詞:思維方式轉變大數據

張必金

摘 要:在檔案管理工作開展過程中,很多方面因素都會對管理質量及管理水平產生影響,而檔案管理思維方式就是其中比較重要的一個方面。在當前社會大數據時代不斷發展的大背景下,為了能夠使檔案管理更好適應時代發展需求,應當積極轉變檔案管理思維方式,從而改變檔案管理的現狀,保證檔案管理能夠取得更加理想的成果。本文就大數據視野下檔案管理思維方式的轉變進行分析。

關鍵詞:大數據;檔案管理;思維方式;轉變

隨著現代社會大數據技術不斷發展,社會也逐漸進入大數據發展時代,并且對社會上各個方面均產生很多影響,而檔案管理就是其中比較重要的一個方面。在當前大數據背景下,傳統檔案管理已經無法適應時代發展需求,因而轉變檔案管理思維方式,積極改善檔案管理現狀,進一步提升檔案管理質量及水平也就具有重要作用及意義,在此基礎上才能夠使檔案管理得以更好發展,為檔案信息資源的更好利用奠定了良好的基礎。

1 大數據時代背景下檔案管理的發展趨勢及其特點

首先,就思想觀念方面而言,在檔案管理方面應當積極轉變傳統錯誤觀念。在當前檔案管理工作實際開展過程中,應當對大量歷史檔案信息所具備的利用價值正確認識,并且應當對其利用價值加強重視。同時,在當前大數據時代背景下,對于大量檔案信息應當實行整合重組,構建統一檔案管理平臺,并且要使以往封閉且分割的檔案架構逐漸轉變成為愛協同、開放且互動的檔案架構,積極構建現代化檔案信息服務平臺,使檔案管理能夠實現跨平臺、跨系統,并且能夠跨結構,在此基礎上確保了對歷史檔案信息進行合理有效利用。

其次,在管理方式這方面,當前檔案管理應當由傳統存儲方式轉變為現代信息化檔案信息存儲方式。就目前實際檔案管理情況而言,已經由傳統紙質檔案管理轉變成為電子檔案及數字檔案,并且在互聯網技術及云計算技術等現代化技術不斷發展的大形勢下,檔案管理已經實現大數據管理方式,在新時代檔案管理發展中現代化信息技術已經成為關鍵推動因素。在大數據檔案管理過程中,應當在對新技術進行充分利用的基礎上,重新存儲、組織電子檔案及數字檔案,并且應當對檔案信息重新科學有效管理,對于相關檔案信息數據應當重新僅僅是組合與關聯,并且對其新利用價值進行充分挖掘,從而使其得以更好應用。

再次,就開放利用角度而言,在大數據檔案信息整合及利用方面,大量檔案信息數據的開放利用屬于其基礎。所以,在當前檔案信息管理方面,應當制定相關政策及法規,在各個方面的利益及安全均能夠得到保證的基礎上,有關機構能夠盡量實現檔案信息數據共享,從而將高效檔案服務更好提供給社會上各個方面人員及單位,從而檔案信息實際需求能夠得到較好的滿足,使檔案管理能夠得以更好發展[1]。

2 大數據時代對檔案管理工作產生的積極影響

在當前大數據時代背景下,檔案管理工作雖然面臨一定挑戰,然而大數據技術的快速發展也對檔案管理工作產生一定積極影響。具體而言,在檔案管理方面,大數據時代產生的積極影響主要包括以下兩點:

第一,大數據時代背景下檔案存儲更加科學有效。在現代社會各個方面均快速發展的大背景下,各個單位及部門內檔案信息數據也在不斷增加,為能夠應對檔案信息的快速增加,很多單位均構建自身數據庫,然而由于檔案數據庫具有容量有限性缺陷,仍舊無法使檔案存儲需求得到較好滿足,在新的檔案信息不斷進入數據庫的情況下,一些相對比較老舊的檔案信息便需要被消除,導致很多有用檔案信息丟失。而在大數據時代背景下,通過對大數據技術進行較好應用,可使傳統檔案數據庫容量有限性缺陷得到較好彌補,可對海量檔案信息進行有效存儲,可使檔案信息數據完整性得到更好保證。

第二,大數據時代背景下檔案應用更加方便快捷。在傳統檔案管理中,檔案信息資源主要為紙質檔案及電子檔案,各種檔案信息資源利用通常處于被動地位,在檔案信息利用方面往往需要花費較多成本,因而人們對檔案信息資源應用的積極性也就比較差。而在當前大數據時代背景下,利用大數據技術能夠對海量檔案信息資源進行有效存儲及分析,并且能夠與云計算實現聯合,用戶也就能夠更好對所需檔案信息進行有效檢索,可使人們更好獲取相關檔案信息,從而可使檔案利用率及應用價值得以有效提升[1-2]。

3 大數據背景下檔案管理思維方式的轉變

3.1 檔案服務網絡化思維方式

在傳統檔案管理過程中,由于各個方面因素影響檔案服務方式已經無法使社會實際需求得到滿足,為能夠使現代各個方面檔案利用需求能夠得到滿足,在檔案管理工作中應當形成服務網絡化思維。對于當前檔案管理中的服務網絡化思維而言,其所指的就是通過對大數據技術手段進行充分利用,從而可提供檔案信息數據分析服務及數據挖掘服務,從而使服務效率能夠得以有效提升。在對大數據技術進行引入及應用的基礎上,可使單純數據收集及存儲轉變成為數據挖掘及分析,甚至能夠由大量數據中挖掘出用戶比較感興趣的信息,并且可通過用戶喜歡的方式向其推薦,使以往簡單復制及查閱等相關利用方式發生改變,使檔案服務中存在的不確定性得以減少。所以,作為檔案管理部門應當積極開展主動推介式服務,具體而言就是在對海量數據及先進技術進行利用的基礎上,對有關檔案信息資源實行相關性分析及研究,對有價值信息及知識進行挖掘,從而可在較大程度上增強檔案資源利用的預見性以及精確性,使檔案利用效率得以較大程度提升。在當前大數據時代背景下,檔案服務逐漸實現社會化及多元化,并且更加具有先進性及開放性,檔案服務將企業及用戶個性化需求作為導向,積極提供智慧型網絡化服務。另外,檔案服務方式也將會進一步升級成為數據服務,為能夠使這一目標得以較好實現,檔案工作人員應當對檔案信息資源更好實行聚類及分類,并且更好實行相關性分析,積極構建檔案智慧分析庫,從而向用戶準確快速地展示有價值相關檔案信息,從而使用戶多樣化需求及個性化需求均得到較好滿足。

3.2 檔案管理信息化思維方式endprint

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